【担当者コラム】Vol.4:伝票が出来上がるまで

こんにちは、当サイトの運営・対応を担当しております、得丸です。
今回はどのように伝票が出来上がるのか、その過程をご紹介します。

複写伝票類が出来るまでは実に長い行程を進んでいきます。

最初に、デザイン構成を考える

まずは、版下デザインの制作です。
当社では基本、この作業費はいただいていません。
伝票類は長くお客様にご活用いただく商材です。
一度ベースを作り方あげる事が出来れば、長く当社とお取引をしていただけますので、制作作業の人件費はもちろんかかっているのですが、この点は今後長きにわたる一歩としてサービスさせていただいております。
もちろん2回目以降から他の印刷会社様に頼まれてしまっては意味がないのですが…

この版下デザインにおいても、何点も注意事項があります。

まずは掲載内容について、どのくらいのボリュームなのか、場合によっては、どんな事を載せたほうがよいのかわからないお客様もいらっしゃいますので、当社でも過去の実績などを参考にしながら、大枠の構成を考えていきます。

それからサイズの確定、縦型なのか、横型なのか、ナンバリングはいるのか、減感(一部分だけ複写されないようにする特殊加工)がいるのか、必要な場合はどの範囲か、何枚目にいるのか、また、2枚複写以上の場合は、1・2枚目で変更箇所があるのか、タイトルは変える必要があるのか、社印はどうするか、色数は何色つかうか、1枚目と2枚目の印刷色は変えるのか、のり製本のみかミシン切り取りが必要か、などなど…。
かなりの数があります。

ベテランの制作者が、伝票版下デザインを担当しているからこそ自然の流れの中で、これら多岐にわたるポイントを解決していけます。

印刷する

お客様のご要望を元に修正作業を経て、印刷行程へと以降になります。
印刷は、オフセット印刷機を使用しますが、その際に、刷版というアルミ板を印刷機へセットします。
そのアルミの板に印刷する絵柄を焼き込んでいるのですが、その焼き込みを行う機械が、また別にあります。
当社では、印刷機・伝票類の種類、部数に応じて、刷版の製版行程も変わります。

伝票専用機も2台稼働しています。
その時々の案件予定に応じて、それぞれの印刷機械の予定もかわる為、日々これまでの経験に基づきながら判断を行っています。
印刷機械も日進月歩進歩はしています。
女性オペレーターでも簡単に扱える機械もあれば、熟練工だからこそ扱える機械もあります。
一つだけ確かな事がいえるのは、手間はかかるが、何でも柔軟に対応できるのは、やはり昔ながらの印刷機械ではないでしょうか。
当社では、昔ながらの伝票印刷機が3台と、簡単に操作可能な伝票印刷機が1台あります。
仕事の種類が増えてきた現在だからこそ、この両方の印刷環境を整えている事で、柔軟なスケジューリングを可能としています。

手間暇がかかる、最後の仕上げ作業

さて、印刷が終わったあとからが、伝票印刷の手間暇がかかる本番です。
切り取りミシンが必要な場合は、ミシン専用機に。
その後、2枚複写以上の場合は、丁合機という1枚目と2枚目を交互にセットしていく機械にかかり、ホッチキス製本され、クロステープが巻かれ、仕上げに断裁機で裁断されて、10冊、20冊ごとに綺麗に包装されて納品となります。

その他にも、ナンバリングがあれば、ナンバリング専用機にかかり、リング穴が必要であれば、穴空け機械にかかり、糊付けのみ製本であれば、それ専用のノリを使って製本を行います。
ナンバリング伝票に至っては、当社では丁合でのズレが発生した場合のトラブルを防ぐためだけに、人の手で一枚づつ丁合作業を行う場合もあります。

全てはお客様の事業活動における血液である伝票をよりよい物として納める為の従業員の考えから行われています。
当社は、従業員数が20名程度ですが、女性のパートさんが10名ほどいらっしゃいます。
仕上げ関係はほぼ全員女性のパートさんが担ってくれていますが、女性の繊細な手作業と、お客様に綺麗な商品を収めたいという思いは、当社が40年以上この業界で生き残ってこれた活力である事は言うまでもありません。

納品後のフォロー

伝票を納品して、半年後、1年後、場合はによっては3年後くらいの時もありますが、その際も当社の特色を出すチャンスが訪れる事があります。

通常は、お客様で使われていた伝票は、無くなりそうな1ヶ月位前に事前にお客様からご発注をいただいております。
また、当社営業マンも数度のご用命で時期がわかるようになるので、お声がけをする事で、伝票切れを未然に防ぐよう努力しております。
そんな状況の中でも、お客様が日々の業務が多忙なために伝票切れを見落としていたり、当社からのお声がけも間に合わなかった場合に、もう伝票が無い!!なんていう状況が起きる事があります。
当社もかなり慌てるのですが、対応策は極力用意しています。
その一つが、中小零細の印刷会社だからこそできるフットワークの軽さです。
印刷行程を若干調整し、緊急を要する案件として、例えば100冊のご用命をいただいた場合も、取り急ぎ10冊だけでも数日で納品するなどの対応を行います。
また、瞬時に伝票切れを解決する方法として、前回印刷した伝票の予備を当社で数冊保管するようにしています。
全ては、伝票が無いという事は、お客様の事業活動が止まってしまう恐れがある為、それを回避する為から生まれた考えです。

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